Peppol-check

Dubbele facturen door Peppol en e-mail: zo vindt u ze vóór de btw-aangifte

Veel leveranciers sturen dezelfde factuur twee keer: één keer via Peppol en één keer als pdf per e-mail. Dat mag, maar sinds 1 januari 2026 is de factuur via Peppol de enige wettelijke factuur2. Een pdf per e-mail geldt niet als e-facturatie in strikte zin1. Wordt de pdf ook geboekt, dan staat de aankoop twee keer in het dagboek en wordt de btw twee keer afgetrokken.

Waar dubbels vandaan komen

  • Peppol plus pdf. De software van de leverancier stuurt automatisch een pdf mee, of de klant mailt de pdf nog eens door naar het kantoor.
  • Buitenlandse leveranciers. Zij zijn niet verplicht om via Peppol te sturen en blijven vaak pdf's mailen3. Stapt zo'n leverancier later over op Peppol, dan komt dezelfde factuur soms langs beide wegen.
  • Een klant op 0208 én 9925. Wie onder beide nummers staat zonder het te weten, kan facturen dubbel ontvangen3. Zie 0208 of 9925.
  • Creditnota's. Ook die gaan via Peppol4. Komt een creditnota niet aan, dan blijft de factuur die ze annuleert gewoon in het dagboek staan.

Zo vindt u ze

  1. Exporteer het aankoopdagboek van de periode als CSV, met leverancier, factuurnummer, datum en bedrag. Of verzamel de UBL-bestanden (XML) die via Peppol binnenkwamen.
  2. Zoek per leverancier hetzelfde factuurnummer. Twee regels met hetzelfde nummer bij dezelfde leverancier zijn bijna altijd een dubbel.
  3. Zoek per leverancier hetzelfde bedrag binnen een paar dagen. Een pdf krijgt bij het inboeken soms een ander nummer of een tikfout. Hetzelfde bedrag binnen een week is het nakijken waard, al kan het ook een terugkerende factuur zijn.
  4. Tel creditnota's negatief mee. Zo ziet u een factuur en haar creditnota als paar, en niet als twee aankopen.
  5. Boek alleen de Peppol-versie en vraag leveranciers die ook mailen om daarmee te stoppen zodra uw klant via Peppol ontvangt.

In Peppol-check sleept u op de pagina van een klant UBL-facturen of een CSV-export van het aankoopdagboek. U krijgt de regels terug met hetzelfde factuurnummer, en die met hetzelfde bedrag bij dezelfde leverancier binnen 7 dagen. De bestanden zelf worden niet bewaard, alleen het resultaat. Doet uw boekhoudpakket dit al bij het inboeken? Dan hebt u dit misschien niet nodig.

Bronnen

  1. FOD BOSA, "Hoe werkt e-facturatie?": een pdf per e-mail is geen e-facturatie in strikte zin, gelezen op 27 oktober 2026.
  2. Billit, "Kan je een factuur zowel via e-mail als via Peppol naar een klant sturen?", gelezen op 27 oktober 2026.
  3. Peppol Box, "Facturation Peppol Belgique : les vrais problèmes et solutions 2026" (in het Frans): buitenlandse leveranciers en dubbele registratie, gelezen op 27 oktober 2026.
  4. FOD BOSA, FAQ e-facturatie, vraag 5: ook creditnota's gaan via Peppol, gelezen op 27 oktober 2026.

Lees ook

Controleer uw klantenlijst