Peppol-check

Doppelte Rechnungen über Peppol und E-Mail: so finden Sie sie vor der MwSt.-Erklärung

Viele Lieferanten schicken dieselbe Rechnung zweimal: einmal über Peppol und einmal als PDF per E-Mail. Das ist erlaubt, aber seit dem 1. Januar 2026 ist die Rechnung über Peppol die einzige gesetzliche Rechnung2. Ein PDF per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung im engeren Sinn1. Wird das PDF ebenfalls gebucht, steht der Einkauf zweimal im Journal und die MwSt. wird zweimal abgezogen.

Woher Doppelte kommen

  • Peppol plus PDF. Die Software des Lieferanten hängt automatisch ein PDF an, oder der Kunde leitet das PDF noch einmal an die Kanzlei weiter.
  • Ausländische Lieferanten. Sie müssen nicht über Peppol senden und mailen oft weiter PDFs3. Wechselt so ein Lieferant später zu Peppol, kommt dieselbe Rechnung manchmal auf beiden Wegen.
  • Ein Kunde unter 0208 und 9925. Wer ohne es zu wissen unter beiden Nummern steht, kann Rechnungen doppelt empfangen3. Siehe 0208 oder 9925.
  • Gutschriften. Auch sie gehen über Peppol4. Kommt eine Gutschrift nicht an, bleibt die Rechnung, die sie aufhebt, einfach im Journal stehen.

So finden Sie sie

  1. Exportieren Sie das Einkaufsjournal des Zeitraums als CSV, mit Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Betrag. Oder sammeln Sie die UBL-Dateien (XML), die über Peppol ankamen.
  2. Suchen Sie pro Lieferant dieselbe Rechnungsnummer. Zwei Zeilen mit derselben Nummer beim selben Lieferanten sind fast immer ein Doppel.
  3. Suchen Sie pro Lieferant denselben Betrag innerhalb weniger Tage. Ein PDF bekommt beim Buchen manchmal eine andere Nummer oder einen Tippfehler. Derselbe Betrag in derselben Woche ist eine Prüfung wert, auch wenn es eine wiederkehrende Rechnung sein kann.
  4. Zählen Sie Gutschriften negativ. So sehen Sie eine Rechnung und ihre Gutschrift als Paar und nicht als zwei Einkäufe.
  5. Buchen Sie nur die Peppol-Fassung und bitten Sie Lieferanten, die auch mailen, damit aufzuhören, sobald Ihr Kunde über Peppol empfängt.

In Peppol-check ziehen Sie auf der Seite eines Kunden UBL-Rechnungen oder einen CSV-Export des Einkaufsjournals hinein. Sie bekommen die Zeilen mit derselben Rechnungsnummer zurück und die mit demselben Betrag beim selben Lieferanten innerhalb von 7 Tagen. Die Dateien selbst werden nicht gespeichert, nur das Ergebnis. Macht Ihre Buchhaltungssoftware das schon beim Buchen? Dann brauchen Sie das vielleicht nicht.

Quellen

  1. FÖD BOSA, "Hoe werkt e-facturatie?" (auf Niederländisch): ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im engeren Sinn, gelesen am 27. Oktober 2026.
  2. Billit, "Kan je een factuur zowel via e-mail als via Peppol naar een klant sturen?" (auf Niederländisch), gelesen am 27. Oktober 2026.
  3. Peppol Box, "Facturation Peppol Belgique : les vrais problèmes et solutions 2026" (auf Französisch): ausländische Lieferanten und doppelte Registrierung, gelesen am 27. Oktober 2026.
  4. FÖD BOSA, FAQ E-Rechnung (auf Niederländisch), Frage 5: auch Gutschriften gehen über Peppol, gelesen am 27. Oktober 2026.

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